接待方案合集九篇（全文完整）

接待方案九篇　　为了确保事情或工作有序有力开展，通常会被要求事先制定方案，方案属于计划类文书的一种。方案要怎么制定呢？下面是小编为大家收集的接待方案9篇，希望对大家有所帮助。接待方案篇1　　一、下面是小编为大家整理的接待方案合集九篇（全文完整）,供大家参考。

接待方案合集九篇

　　为了确保事情或工作有序有力开展，通常会被要求事先制定方案，方案属于计划类文书的一种。方案要怎么制定呢？下面是小编为大家收集的接待方案9篇，希望对大家有所帮助。

接待方案 篇1

　　一、迎接

　　迎接工作的一般步骤是：(开始)准备→欢迎→安排生活(结束)

　　1.准备

　　(1)准确掌握客人(团组)抵达的时间、地点、所乘交通工具以及给予的礼遇等。

　　(2)迎接前检查预定客房、车辆及餐饮。

　　(3)通知宾馆、车辆等部门做好准备;重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门做好准备。

　　(4)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往迎接。

　　(5)做好其他准备工作。

　　2.迎宾

　　(1)准确掌握抵达时间。提前到达以示欢迎与尊重，不让客人久候或自寻目的地。

　　(2)出示接站牌。因初次见面和迎接地点拥挤喧闹，为便于识别，高举接站牌、横幅、小旗等迎接，使客人能从远处看到，主动前来接洽;应礼貌地问清客人情况，不要接错人，既保证接站顺利，又增加客人的自尊、自豪感，增进双方感情。

　　(3)热情相迎。主动上前打招呼、握手、问候以示欢迎;自我介绍或递名片(可由身份最高者将迎接人员介绍给来宾，接着介绍来宾，先介绍身份地位高的人);主动与客人寒暄，征得同意后帮客人提皮箱、行李，引领至车上。

　　(4)帮助客人与机场或车站联系签票、领取行李，组织装运行李。

　　3.安排生活

　　(1)将客送至住地，先让其洗浴更衣，以解旅途疲劳，再安排客人就餐。

　　(2)及时向客人提供《接待手册》，并征求客人对日程安排的意见和要求(如客人对日程安排提出变化要求，应报告有关领导同意后迅速通知各有关部门)。问客有无私人活动(探亲访友、购物)需帮助安排。

　　(3)分手时礼貌道别，并交待下次会面地点、时间、联系方法。

　　二、送客

　　送客是公务接待工作最后一环，可适当馈赠礼品，提醒别忘所带物品。送客的一般步骤是：(开始)准备→欢送(结束)。

　　1.准备

　　(1)核实客人离境的准确时间、地点、所乘交通工具;商定集合、出发的时间。

　　(2)通知宾馆、车辆等部门提前做好准备;重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门提前做好准备。

　　(3)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往欢送。

　　(4)组织装运行李，检查客人是否有遗漏物品。

　　2.欢送

　　(1)为表隆重，参加接待服务的人员可在客人住地列队欢送。

　　(2)送客人至机场(车站、码头)。

　　(3)挥手告别并配以关切牵挂的道别语，待飞机起飞(车船开动)后再离开。

　　三、注意事项

　　1.严格照接待方案安排和组织迎送。

　　2.准确掌握客人抵离时间、地点和所乘交通工具，及早通知全体迎送人员和有关部门。如有变化，应及时通知。

　　3.接站人员应提前到达机场(车站、码头)迎候客人，以示欢迎与尊重;送客要待飞机起飞(车船开动)后再离开。

　　4.根据需要事先安排贵宾休息室;对首次来访、彼此又不认识的客人，应事先准备好接站牌。

　　5.客人抵达住地后，不宜马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。

　　6.在迎送过程中，应热情周到，服务规范，善始善终，文明礼貌。

　　7.对需要购买回程飞机、车、船票的客人，要事先了解离开的日期，乘坐何种交通工具，收齐预付款，交票务人员办理。票办妥后，要提前通知客人。

接待方案 篇2

　　为了认真做好20xx级新生接待工作，按照“热情、周到、安全、高效”的工作原则，结合我校的实际情况，制定了以下方案。

　　一、时间安排

　　1. 各学院及有关部门从9月20日下午16：00开始接待新生，正式报到手续办理时间为9月21日8:00至22：00;

　　2. xx科技学院新生报到时间为9月11日;

　　3. xx科技学院新生报到时间为9月22日。

　　二、报到地点

　　1. xx校区：体育馆(部门)、成功广场(学院)。

　　2. xx校区：图书馆(部门)、行政广场(系)。

　　三、前期准备工作

　　1. 营造迎新宣传氛围，包括“3问”喷绘和宣传横幅的制作(宣传部)。

　　2. 迎新宣传橱窗、网页等内容的及时更新(宣传部、各部门、各学院)。

　　3. 校园周边交通管制协调、停车场地的安排及校内车辆停放调度、宿舍区车辆通道的开放、外来车辆的停放、新生接待秩序维护、治安巡逻、校区各开放门口的监管及秩序整治等(保卫处)。

　　4. 交通示意图的制作、沿路指示牌、与交警的协调沟通(保卫处)。

　　5. 校园营销的管理及监控(学生处、保卫处)。

　　6. xx校区及xx校区迎新场地布置(含体育馆及图书馆内各部门办理报到手续场地的布置)，校门迎新照明灯具安装等准备(后勤服务处、学生处、xx学院)。

　　7. 新生入学指南专题网页(招生就业指导处)。

　　8. 制定xx学院20xx级新生接待工作方案、新生报到手续办理场地位置安排、新生报到注册流程图(学生处)。

　　9. 新生报到材料：新生花名册、新生报到手续单、校园*面图、新生接待工作证、缓交学费申请表等材料的印制(学生处、招就处、xx技术学院)。

　　10. 落实迎新接待人员、老生教育与志愿者组织安排(有关部门、各学院)。

　　11. 新生生源状况及基本信息的熟悉、分析(招生就业指导处、各学院)。

　　12. 新生各项接待准备工作检查(校领导、办公室、学生处、宣传部、后勤服务处、保卫处、xx技术学院)。

　　四、报到接待工作

　　1. 新生接待(各学院、校团委、学生会)。

　　2. 新生家长座谈交流活动(各学院)。

　　3. 新生报到统计等工作(各学院、招就处)。

　　4. 设置“绿色通道”，办理家庭经济困难学生入学手续(各学院)。

　　5. 收费、校园卡制作、户口迁移、身份证办理等(计划财务处、保卫处)。

　　6. 校园广播宣传、迎新录像摄制、新闻宣传报道(宣传部)。

　　7. 迎新现场临时医疗服务点(后勤服务处)。

　　五、始业教育

　　1. 制定新生始业教育工作方案(学工部、各学院)。

　　2.《学生管理规章制度汇编》、新生自律承诺等始业教育材料(学工部、学生处、xx学院)。

　　3. 新生安全法制教育、《学生安全知识手册》材料(保卫处)。

　　4. 图书馆入馆教育(图书馆)。

　　5. 学校成立55周年成就展(宣传部)。

　　6. 新生体检工作(后勤服务处)。

　　7. 学生军训准备工作(体军部)。

　　8. 始业教育教室、新生晚自习专用教室安排(教务处、各学院)。

　　9. 开学典礼的组织(学生处牵头，方案另行制定)。

　　六、后勤保障工作

　　1. 校园美化、净化工作(后勤服务处)。

　　2. 新生入学宿舍安排、床上用品准备、餐饮延时准备(学生处、后勤服务处、各学院)。

　　3. 新生家长住宿、少数民族学生饮食问题、新生行李等运输工具准备(后勤服务处、各学院等)。

　　4. 学生缴费情况了解、相关票据打印、校园一卡通制作(计划财务处)。

　　5. 校园卫生大扫除、环境卫生检查整治(含宿舍)(后勤服务处、学生处)。

　　6. 迎新车辆调度及使用(团委、后勤服务处)。

　　7. xx校区体育馆及定海校区图书馆网线布置(公共实验与网络中心)。

　　8. 新生教材发放等教学准备工作(教务处)。

　　七、其他

　　1. 新生班主任及新任辅导员培训(学生处)。

　　2. 天气因素、安全问题等应急方案准备(办公室、学生处、保卫处、后勤服务处等)。

　　3. 因迎新工作需要，9月21日学校校车正常开通。

　　4. xx学院、xx学院迎新工作方案可参照本方案执行。

　　5. xx学院的迎新工作与学校同步进行，具体迎新方案自行制定。

　　6. 研究生的迎新工作由研究生处自行安排。

接待方案 篇3

　　1、心理准备

　　(1)“诚恳”的心，要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。

　　(2)合作精神。看到同事在招待客人，要有主动协助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬。

　　（3）具备一定的礼仪知识。特别注意在接待、洽谈、宴请等方面的相关礼仪。

　　2、物质准备：物质准备包括环境准备和办公用品准备，主要由总经办负责。

　　(1)环境准备。全力打造清洁、整齐、明亮、美观，无异味的接待环境。包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。

　　(2)办公用品准备。例如：前厅，为客人准备简洁、色彩和谐的座椅。会客室，桌椅摆放整齐，桌面清洁，墙上挂上某次成功的大型公关活动的照片，桌上放一些介绍公司情况的资料，以提高公司的可信度。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。

　　3、业务知识和能力的准备，即企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况;还要准备一些较完备的资料，如当地宾馆、名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。主要由行政部、市场营销部负责。

　　4、了解来宾的基本情况，包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、职务、民族及其宗教信仰等，以确定接待规格和制定接待计划。主要由人事部、计划部、财务部负责。

　　快速了解外宾的基本情况后，还需要根据实际情况做好以下三项主要准备工作：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。包括到机场或车站迎接得人员、迎接物品的种类及数量、专项陪同人员、全程陪同人员;宴请的规格、地点;住宿的宾馆等级、房间标准等等。涉及到的具体内容有：(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、标准、人数;(5)会见、会谈时间、地点、参与人员。

　　为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利进行，制定一份表格，内容如下，印发各有关人员：

　　1.人员安排表：包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。

　　2.日程安排：包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的列出。

　　3.接待经费列支：包括 (1)工作经费：租借会议室、打印资料等费用; (2)住宿费;(3)餐饮费;(4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用;(5)交通费;(6)参观、游览、娱乐费用;(7)纪念品费;(8)宣传、公关费用;(9)其他费用。

接待方案 篇4

　　一、活动时间：

　　20xx年11月18日

　　二、活动地点

　　上家属区中门2门岗

　　三、活动内容：

　　物业客户服务联系接待日主要服务内容如下：

　　1、发放“交大物业安全优质服务卡”，便捷物业服务与沟通。

　　2、请未填写“业主、住户信息收集表”的`业主，填写“业主、住户信息收集表”，以便建立业主档案。

　　3、欢迎业主住户对物业服务提出宝贵意见、建议，填写“物业服务意见建议登记表”。

　　4、需要报修的，请填写“物业保修登记表”。

　　5、接受、解释、转告其他意见咨询。

　　四、场地安排

　　1、在上家属区中门2停车处拉“后勤总公司物业客户服务联系接待日”横幅，并摆放2幅宣传kt板（服务内容、宗旨及温馨提示）。

　　2、在门岗内设立接待处，提供茶水及取暖设备。

接待方案 篇5

　　一、公务接待的定义

　　（一）接待的定义：迎来送往

　　（二）公务接待的定义：是指公务主体在实施公务行为过程中，运用一定的物质和精神手段所进行的协调公务关系客体的公务行为过程。

　　（三）公务接待的基本要求：文明待客，来有迎声，问有答声，去有送声。

　　二、往来礼仪

　　（一）称呼礼仪

　　1.姓名有别

　　记住对方：是否重视的表现。

　　不出差错：不读错姓名，不写错姓名，不张冠李戴。

　　不宜滥用：不戏言接待对象的名字；不要借用接待对象的姓名。

　　2.称呼有别

　　称呼正规：称呼行政职务最正规

　　称呼技术职称：称呼具有高级、中级专业技术职称者，以示敬意。

　　称呼学术学位：增加被称呼者的权威

　　称呼职业名称：不清楚以上信息时，如称呼“老师”、“大夫”等。

　　3.防止犯忌

　　错误的称呼：庸俗的称呼（）；绰号性称呼；地域性称呼（小鬼、师傅）；简化性称呼（“王处长”简化成“王处”）；距离不当的称呼（过分套近乎）；无称呼。

　　（二）介绍礼仪

　　1.介绍自己

　　介绍内容通常包括本人所在的单位、供职部门、现任职务、完整的姓名等四要素。

　　介绍自己时应当注意四个要点，即先递名片、时间简短（不超过一分钟）、内容真实、形式正规。

　　2.介绍他人

　　介绍他人有两个要点应当重视。

　　一是确定介绍人。介绍他人时，介绍人的身份很讲究。在一般性的接待活动中，介绍人应由东道主一方的礼宾人员、公关人员、文秘人员以及其他专门负责接待工作的人员担任。而在重要的接待活动中，介绍人则往往由主方或宾主双方在场人员之中的身份最高者担任。而在普通的社交场合，由与彼此互不相识的宾主双方都熟悉的某位人士担任介绍人，也是可行的。

　　二是介绍的顺序。“先主后宾”，先介绍主人，后介绍客人；“尊者居后”，先介绍职务低的，后介绍职务高的，先介绍晚辈，后介绍长辈，先介绍男士，后介绍女士。

　　介绍内容一般包括：姓名、所在单位和职务。

　　（三）握手礼仪

　　遵循“尊者决定”原则。握手先后顺序是上级在先、主人在先、长者在先、女性在先、已婚者在先。握手时间一般在2、3秒或4、5秒之间为宜。握手力度不宜过猛或毫无力度。要注视对方并面带微笑。

　　握手禁忌：不要拒绝与人握手；不要左手与他人握手；不要戴手套或一手拿东西、一手插在衣袋里；不要戴墨镜握手；握手时不要面无表情；不要握着对方的手指尖；不洁之手。

　　（四）电话礼仪

　　“三分钟原则”：通话时间最好不要超过三分钟。

　　接听电话，宜在铃声响过两声后再拿起话筒，不宜铃声一响就接电话，也不应有意拖延。接听电话后受话人所讲的第一句，应有向对方的问候和自我介绍这两项基本内容所构成，同样，作为发话者亦是如此；通话完毕后一定要说一声再见。

　　（五）名片礼仪

　　1.名片的存放：名片不要和钱包、笔记本等放在一起，原则上应该使用名片夹。名片可以放在上衣口袋（但不可放在裤兜里）。要保持名片和名片夹的清洁、*整。

　　2.接收名片：必须起身接收名片；应双手接收；不要在接受的名片上作标记或写字；接受的名片不可来回摆弄；接受名片时，要认真看一遍；不要将对方的名片遗忘在座位上，或存放时不注意落在地上。

　　（六）饮茶礼仪

　　1.公务接待时，一般由秘书或专职人员为客人上茶，接待重要客人时，最好由本单位在场的最高职务者为客人上茶。

　　2.上茶顺序：先客人，后主人；先主宾，后次宾；先女士，后男士；先长辈，后晚辈；先上级，后下级。

　　如果来宾较多，且差别不大，宜采用以下四种顺序上茶：

　　（1）以上茶者为起点，由近及远上茶；

　　（2）以进入客厅之门为起点，按顺时针方向依次上茶；

　　（3）依照客人到来的先后顺序上茶；

　　（4）由饮用者自己取茶。

　　3.上茶时，正确的做法是双手端着茶盘进入客厅，先把茶盘放到茶几上，然后右手拿着茶杯的杯耳，左手扶在杯托附近，从客人的左后侧双手将茶杯递上去，放置于桌上，杯耳朝外。若有点心，应在上茶之前先上点心，也主要从客人左后侧递上。

　　4.第一杯茶不宜过满，以杯的三分之二处为宜，当客人喝过几口茶后，奉茶之人就应上前续水，绝不可以让其杯中见底，在大型会议和活动中为来宾续水，宜在活动进行30—40分钟后进行。

接待方案 篇6

　　校友邀请与信息反馈：

　　（1）各地校友会的联系邀请和信息反馈由校友总会办公室负责；

　　（2）各院系校友邀请和信息反馈（包括在校工作过的教职工）由各院系负责；邀请单位各自负责联系落实返校校友和来宾的行程，大学50周年庆典活动校友接待方案。

　　（3）各有关部门邀请来宾的信息反馈由各邀请部门负责。

　　（4）所有校友返校信息全部由校友总会办公室汇总整理后，提交校庆办公室。

　　（5）校庆办公室负责商校团委为校友总会办公室安排30名志愿者，协助校友总会办公室做好校友返校信息处理和活动安排。

　　接待安排：

　　（1）校友返校接待工作和参加校庆活动由各学院全面负责。

　　（2）各有关部门邀请来宾的活动与行程安排由各邀请部门负责。

　　（3）各地校友会负责人及校友返校参加校庆活动，由校友总会办公室负责整理信息并分配到各相关学院（学校已联系商洽20余家酒店，相关信息已公布在校庆网站），由各学院和校友自行选择，费用自理。

　　（4）校庆接待组于9月18、19日在飞机场、火车站全天候设立来宾、校友接待站，学校配备大客车和志愿者迎接，大客车自机场或火车站至学校（东、西、南区）循环往返。

　　（5）学校将抵达合肥的校友从机场、火车站接至东区行政办公楼前下车，由各学院负责领至本学院接待点并负责安置到学院安排的酒店或校友自行选择的酒店。

　　（6）各学院均设立校友接待点（学校统一提供帐篷和桌椅），学院安排相应的学生志愿者，负责校友的报到、发放资料和校庆的活动介绍，返校校友在各学院接待点进行信息登记、领取材料。

　　（7）校友持入场券参加9月20日10：00在东区大礼堂举行的建校50周年纪念会，学校安排大客车从校友集中住宿酒店统一出发前往会场（相邻酒店可根据住宿校友人数共用车辆，具体酒店名称和车辆数校庆办、党政办另行公布）；住宿在校园周边酒店的校友可自行前往。

　　（8）学校负责按名单提供各学院实际返校校友资料袋、校庆活动指南、校庆纪念一卡通（卡内已充值50元）、《我的科大岁月》光盘、校友证、纪念大会入场券、科大报校庆专刊等，各学院负责准备本学院宣传与介绍资料及其他材料。

　　（9）9月18日－21日校庆期间，校友返校可持学校统一制作的一卡通（卡内已充值50元），在学校各个食堂就餐。

　　（10）各院系在校庆期间可以根据实际情况，组织返校校友开展各种形式的学术活动和联谊活动。

　　（11）21日校友返程，学校负责在校友集中住宿的酒店，定时间段安排车辆送校友到机场（火车站）。

　　注：学校为返校校友提供的服务

　　1、学校为返校校友提供的材料等物品为：资料袋、校庆活动指南、校庆纪念一卡通（卡内已充值50元）、《我的科大岁月》光盘、校友证、纪念大会入场券、科大报校庆专刊等；

　　2、学校为返校校友提供车辆服务为：集中往返学校与机场、车站之间；20日上午从集中居住酒店前往东区大礼堂参加校庆纪念会；

　　3、学校负责将通过各地校友会收集的返校校友信息通报给各学院（校友总会办公室）；

　　4、学校联系商洽了20余家周边各类档次酒店，以优惠价格供返校校友和各学院选择（详细酒店信息见附件）

　　5、学校统一设立各学院校友接待点（沿郭沫若广场北侧勤奋路、东侧天使路），并提供帐篷和桌椅等；

　　6、校庆期间，返校校友均可持一卡通在学校东、西、南、北校区任一食堂就餐；

接待方案 篇7

　　客户接待是我们从事商务活动的一个重要组成部分，是我们进行商务洽谈、客户沟通的有效载体。一次优质的客户接待活动既能充分展示我司业务人员的业务水*、综合素质、谈判技能、组织能力及协调能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的综合实力，更能促进双方合作的顺利进行，促进项目洽谈的顺利展开，同时，还能促使新合作项目的生成，将双方的合作提高到战略伙伴合作的层面。因此，一次考虑全面、服务周到的客户接待活动对于生产型企业的销售工作推进起着举足轻重的作用。

　　一、客户来访的一般目的：

　　在我们业务人员和客户进行邮件沟通的过程中，客户很可能提到要来公司访问，同时，我司业务人员也会在适当的时候邀请客户来我司考察访问，以加深双方的沟通和了解，促进双方合作的进行。那么，我们首先要了解清楚客户来访的目的，通常不外乎以下几种：

　　1、考察工厂以便了解我公司的生产规模、生产能力、产品品质等基本运作情况，同时了解我司的生产体系、质量控制体系和研发体系等等。这些客户往往是新客户，只是通过网站、展会、客户介绍等方式了解到我们公司并产生了强烈的合作意向，但对于我司企业实体了解不深，因此，实地考察访问无疑是一种最为直接有效的了解方式。

　　2、进行项目洽谈，这样的客户往往是和我司相关业务人员已经有过几次沟通，而且在相关展会上已经看到过我们的产品和公司整体形象展示。来访者往往是带着订单、带着项目，是有备而来的。目的就是讨论现有项目的合作，包括相关技术问题、价格问题、付款方式、交货期等内容的实质性讨论。这样的客户通常是我们最为重视的，因此，接待时不仅要有专业技术人员陪同，公司领导也会适时参加接待和谈判。

　　3、验货为主，顺便了解公司最新发展情况。这样的客户通常已经和我们公司开始有了订单的合作基础。来访的主要目的是对我司的产品质量和品质进行进一步确认。同时，手中有一定的新项目，如果谈的愉快，新项目生成的可能性极大。这类客户往往会被我们的业务人员及相关领导忽视，因为客户此前已经来访过，而且大家合作正常进行，但我们往往会忽略客户新项目的生成。

　　4、投诉为主，顺便对我们公司进行深入考察。这样的客户使我们最想接待但又最怕接待的客户。想，是因为他确实是一个很好的合作伙伴;怕，是因为我们此前有对不住客户的地方，担心谈不好会伤害并可能丢失了客户。但，这样的客户，我们恰恰必须要充分重视。

　　5、双方公司进行基本的人际沟通。这样的客户来访往往是顺道而过，来之前或许也没有预约。这样的客户和咱的关系已经很铁了。来一下只是加强沟通，顺带看看正在合作的订单运转情况。

　　二、客户来访之前的准备工作

　　一旦确认客户来访，我们的业务人员必须认真、细致地做好相关准备工作，针对客户来访目的，我们必须根据公司相关流程和制度，针对性地做好安排：

　　1、了解客户

　　对于老客户来访，我们不需要对客户进行深层次的了解。但对于新客户来访，我们必须慎重，必须详细了解清楚客户的实际状况和来访的真正用意。如果发现客户公司实体并不存在或者是和我司的产品相似的制造型企业，我们必须谨慎对待客户来访。因此，客户调查是非常重要的，业务人员必须通过网站查询、客户沟通等方式认真填写表1.

　　2、邀请函及相关来访入境手续

　　在客户确定来访后，业务人员必须和客户详细沟通，了解客户是否需要我司制作来访邀请函，以便客户顺利办理VISA卡。有的国家还需要我们协助提供相关其它证明材料如：我国*部门需要审核对方的资信情况身份情况等材料，那么我们的业务人员应该在客户确定来访前协助办理，以便客户顺利入境。

　　3、客户的行程安排

　　在确认客户来访后，业务人员应充分了解客户此次来访的行程安排，客户通常情况下不会只是因为拜访我们公司而进入*。一般是同时考察几个供应商，或者是展会结束来访，因此，业务人员应该事先和客户沟通确认好。如果客户在考察过我们后还要到其他*供应商考察，应该帮助客户做好相关联系和对接工作。

　　4、航班、用车、酒店、住宿等信息确认

　　客户确认来访并已经办好VISA卡后，通常会告诉业务人员准确的航班信息，这时，我们的业务人员应主动联系客户，尽量让客户不要直飞上海，可以通过香港转机到南京，这样一来可以节省我们接机的时间，二来可以为我司节省一定的用车费用。

　　航班信息确认完毕后，要同时询问客户是否需要我司代为预定酒店，以便安排住宿。酒店住宿费用通常由客人自行支付，但我们的业务人员应主动询问并协助客户预定酒店。

　　客户来访之前，业务人员必须根据来访客户数量提前两天填写用车申请单交行政部，以便及早安排好车辆接送客户。见表2：

　　5、参与接待人员对接

　　根据前期的沟通，业务人员应该基本上能够了解客户此次来访需要洽谈的主要内容，为此，业务人员应提前一天和相关技术人员及相关领导做好沟通，并请相关技术人员在接待时给予协助和支持。同时，应提前将客户来访信息汇报给部门经理及外贸部副总，以便准确把握客户意图，保证洽谈进程顺利进行，并对相关可能出现的问题加以分析和判断。更为重要的是客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与谈判的人员。如需要董事长等高层领导参加，必须提前2天书面告知总经办，以便确认董事长等高层领导是否可以参加。

　　6、资料准备

　　客户来访前，业务人员应事先认真整理好和该客户沟通过的相关资料，如：洽谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况、模具开设情况等等。以及与该客户往来的重要传真、EMAIL、相关合同、报价及其他重要资料。有关产品的技术参数、使用说明等应事先与研究院或技术部门相关人员联系以确保无误。并就这些信息和部门经理及外贸部副总进行事先沟通，以促进谈判的顺利进行。更重要的是，在谈判前，业务人员应对拟洽谈合作的产品情况进行充分了解，以便谈判现场能够迅速反应并随时回答客户的有关提问。

　　7、会谈必备用品准备

　　客户来访的前一天，业务人员必须事先告知行政部来访人数、需要准备的矿泉水、咖啡、样本、水果、纸杯、便签纸、笔等需求数量，展厅使用时间，多媒体教室使用时间，会议室使用时间，是否需要*、礼品、横幅/欢迎牌及其他要求，以便行政部做好会议准备工作。行政部必须在客户进入会议室前10分钟必须把会议室空调打开，并将所有准备资料和用品准备到位。

　　8、备用金准备

　　为保证客户来访期间的资金使用充足，业务人员应根据来访客户数量、到达时间等信息事先按照相关手续从财务部预借部分备用金，以便招待客户途中简餐或其它特殊用款。

　　9、就餐准备

　　客户来访之前应根据客户在我司考察的时间情况合理安排就餐，如果客户当日返回，中午应该宴请客户，并有部门经理或外贸部副总参加。如果客户次日或隔日离开，午餐应从简，由业务员本人陪同客户外出或在公司餐厅就餐，晚餐则应有部门经理或外贸部副总参加或公司其他领导参与宴请客户，宴请酒店地点应事先和外贸部副总沟通好以便外贸部副总安排后援部及早做好预定。

　　三、会谈流程

　　客户来访的整个会谈进程主要分为观看录像了解公司的发展历程、参观展厅、企业情况PPT介绍、项目合作讨论等部分，这几个部分可以相互交错或同时进行，但需要注意以下几点：

　　1、客户落座及所有参与接待人员坐定后，主接待业务员(该客户对应的业务人员，同时也是会议的主持人)应起身先做自我介绍，然后按照职级依次向客户介绍我司参与接待人员，介绍完毕后再用中文依次向我司领导介绍客户方代表，如果客户方只有1人，就不需要介绍了。

　　2、人员情况介绍完毕后，主接待业务员应介绍并说明整个会谈的主题。在主接待业务员介绍和讲解期间，配合接待的业务员(次接待业务员)应随时做好翻译协助，以便我司相关人员能够理解。

　　3、对于公司介绍，如果没有录像资料介绍，由主接待业务员统一按照已经审核确认的PPT资料向客户演示并讲解;讲解过程中要认真听取客户随时提出的疑问并给予正确解答。没有把握的应请相关在场领导给予解答，并同时做好翻译协助。

　　4、新来访客户通常在主接待业务员介绍完毕后会介绍该公司的相关情况，主接待业务员应做好对应翻译工作。

　　5、项目洽谈，可以在会议室进行，也可以在引领客户参观展厅期间同时进行交流与沟通。项目洽谈过程中，应建议公司相关高层领导以适当方式回避，以保证公司领导的最终决定不收谈判内容的影响。即便项目洽谈在展厅有过讨论，最终的项目确认仍必须在会议室进行。

　　6、会谈全部进程之中，次接待业务员应随时做好会议洽谈全部内容的详细记录和整理工作，会谈结束后，次接待业务员应立即做好会谈纪要，并请客户和主接待业务员审核确认，双方签字各保留一份正本。会谈纪要的英文模板如下：

　　7、客户接待的全过程中间，次接待人员应随时协助提供茶水、咖啡、饮料、资料、辅助设备、辅助人员等的补充工作，同时进行现场图片的拍摄及录像工作。

　　四、会谈后续工作

　　1、会谈结束后，次接待人员应清理好会议室并将相关资料设备交还给相关部门。

　　2、主接待业务员应陪同客户共进午餐或晚餐。通常情况下，客户如果在我司吃晚饭，午餐应以简单的工作餐招待。和客户共进晚餐的情况下，应有相应部门经理或副总参与，重要客户应事先邀请公司高层领带参与。并在晚餐前赠送礼品给客户。如果客户需要在午餐后离开，午餐应视为正餐，按照相应标准招待。

　　3、主接待业务员应随时保持和行政部的沟通，以保证用车的顺利，决不可因我司人员疏忽导致客户久等或不能正常用车。并及时安排将客户送至相应的火车站或机场。

　　五、访问后期工作

　　1、客户访问结束的第二天，主接待业务员应及时将双方确认的会谈纪要翻译成中文，并于当日和相关生产、技术、研发部门就相关技术问题、交货期等信息进行确认，需要下达生产、改进、开模、研发等任务通知的应在两个工作日内下达完毕。

　　2、客户访问结束后的第二天，应立即整理出1份内容详细并包含会谈纪要附件的答谢信给客户，并抄送客户方所有来访人员及我司参与接待的外贸部相关领导。同时将我司技术人员提供的有关改进、开模、研发等的最新信息告知客户，以便客户及时掌握和了解我司的反馈信息，同时明确洽谈中未决事宜的完成时间表及重要事项。邮件中可以将客户来访时的相关照片一并发送给客户。注意：为防止邮件过大堵塞客户邮箱，所有照片应复制到WORD并压缩后以文档形式发出，应确保整个邮件容量不超过1MB。

　　六、注意事项

　　1、客户接待从最初的联系准备到接待结束到后续工作推进整个过程中，主接待业务员应完成各相关表格的填写，并于后续工作正式推进的第二天提交给外贸部副总备案留存。

　　2、有关客户接待礼仪要求、用餐礼仪要求、业务谈判礼仪要求等知识各位在学校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作详细讲解。不清楚的可以上网查询。如有必要，我们将在以后的培训中专门讲解。

接待方案 篇8

　　由省委宣传部文明办及建设、工商等方面的专家、领导一行12人于二零零五年8月30日下午5：30分左右到达,9月1日下午3：40分离店,在酒店日程安排如下：

　　1、 就餐：

　　8.30晚餐(主桌：百合厅1 3桌,工作人员：多功能厅)

　　8.31早餐(自助餐：领导在樱花阁,工作人员在万福阁)

　　8.31午餐(自助餐,地点：万福阁)

　　8.31晚餐(同8.30晚餐)

　　9.1早餐(同8.31早餐)

　　9.1午餐(同8.30晚餐)

　　说明：百合厅主桌18人,安排4名服务员,准备席位卡,鲜花;副桌3桌,10人,各安排2名服务员;还需准备：欢迎标语、台前的鲜花盆景、立式话筒.以上由陈小燕负责,各相关部门配合.

　　2、 住宿

　　a. 豪华套间(A501、B501)2间

　　b. 标准套间(B418、B518、B521)3间

　　c. 单人间(B403、B412、B416、B417、B419、B423、B503、B512、B519、B523)10间

　　d. 标准间(A505、A506、A507、A508、A509、A510、A515、A416、A419、A420、A421)11间

　　e. 县领导午休房：8.31日15间,9月1日15间

　　说明：每天早晨7:15分叫醒,9月1日县领导午休房2:40分叫醒;房间里准备水果、点心、雀巢袋装咖啡、鲜花.以上由缪艳、吴颖具体负责,各相关部门配合.

　　3、 会议

　　长江厅：汇报会(约1小时),8月31日8：30开始,安排80人左右的回字型,准备席位卡、茶水、香巾、音响、话筒.

　　5F贵宾厅：省检查团工作室

　　6F会议室：工作人员及驾驶员休息室

　　2F会议室：创建办档案室

　　玫瑰厅：来信来访接待室

　　以上由吴颖、沈松华具体负责,各相关部门配合.

　　4、 备用活动

　　KTV：芙蓉厅、百合厅,准备：茶水、水果、小吃、鲜花.由沈松华负责,各相关部门配合.

　　游泳馆：邱洪飞负责.

　　棋/牌室：安排四间棋/牌室,准备：水果、茶水、点心.由吴颖负责,各相关部门配合.

　　足疗：常红林负责.

　　夜宵：中厨房负责安排,何志刚负责,汤荣配合.

　　一、 本次活动领导小组名单

　　组长：张晓华(总经理)

　　副组长：申爱明(副总)、何志刚(副总、行政总厨)

　　成员：张小琴(营销部经理)

　　缪 艳(前厅部经理)

　　吴 颖(客房部经理)

　　陈小燕(餐饮部经理)

　　汤 荣(厨师长)

　　朱建红(质培部经理)

　　沈松华(保安部、康乐部经理)

　　魏竹君(财务部经理)

　　陈善伟(工程部经理)

　　倪蓓蕾(采供部经理)

　　邱洪飞(游泳馆经理)

　　常红林(桑拿部经理)

　　丁昀昀(行政办主管)

　　二、 车辆停放及安全

　　1、 责任部门：保安部

　　2、 负责人：沈松华

　　3、 保安：

　　4、 要求：a.从8月29-30日起,注意门前车辆的管理,确保8月30下午-9月1日下午省测评组领导车辆的有序排放;b.配合县*部门做好安全保卫工作.

　　三、 迎宾及入住

　　1、 责任部门：前厅部、行政办

　　2、 责任人：缪艳、丁昀昀

　　3、 门僮(二名)：

　　4、 礼仪小姐(八名)：

　　5、 要求：a.门僮配戴白手套;欢迎语(欢迎光临**国际大酒店);确保客人安全下车,及时将客人行李放置行李车送至房间.b.礼仪小姐面带微笑,欢迎词(欢迎光临),绶带内容：“**欢迎您”c.总台人员提前做好房卡、入袋.d.总机人员负责叫醒服务; e.商务中心配合创建办领导准备好每天就餐的席位卡及8月31日上午8.30分长江厅的席位卡.

　　四、 房间安排

　　1、 责任部门：客房部

　　2、 责任人：吴颖

　　3、 服务员：

　　4、 要求：a.配合工程部确保本次接待的所有用房设施、设备完好;b.检查所有用品是否齐全;c.客人进店后,在4F、5F电梯口安排专人,负责将客人引进房间;d.配合采供部保证房间的水果等到位;e.提前做好房内及过道的灭蚊、灭苍蝇工作;f.对本次接待的所有用房提前做好通风工作,确保房内无异味;g.配合采供部及时补充所有用房的小食品.

　　五、 会议室安排

　　1、 责任部门：客房部、康乐部

　　2、 责任人：吴颖、沈松华

　　3、 二楼会议室服务员：

　　四楼长江厅服务员：

　　五楼贵宾厅服务员：

　　六楼会议室服务员：

　　二楼玫瑰厅服务员：

　　4、 要求：a.配合工程部确保本次接待的所有会议室设施、设备完好;b.拆除二楼会议室四周的椅子,在会议室三面放置条桌,铺蓝色台布,空余一边放5张椅子;c.做好各会议室的卫生清扫工作;d.按照接待方案安排,定人定岗.

　　六、 餐饮安排

　　1、 责任部门：餐饮部、中厨房

　　2、 责任人：陈小燕、何志刚

　　3、 服务员：XXX

接待方案 篇9

　　一、公司简介：

　　湘府銘洲保健集团旗下的湘府銘洲现代农业科技发展有限公司，公司是以生态农业开发、高科技农业种植及示范、农产品加工及销售、中医养生科普、生态农业文化展示、生态度假农庄，生态文化旅游为主要业务的综合性开发企业。

　　二、接待时间：

　　20xx年 3月 22日

　　三、接待地点：

　　1、接待地点：御邦国际

　　2、会议地点：御邦国际701会议室

　　四、来访人员基本情况：

　　五、接待小组人员： 1. 总负责：公司行政部

　　2. 跨部门接待小组：相关领导，行政组，策划宣传组

　　六、会议费用预算明细表：

　　用车费用： 其它： 总预算：

　　七、接待前期准备工作

　　1、制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间

　　2、就餐安排，提前预定 3、迎接车辆安排

　　4、迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）

　　5、相关会议材料准备

　　6、相关接待人员，负责相关接待工作

　　八、会议前的筹备工作

　　1、会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢 迎词和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花； 为使会场更加庄严，*台上可悬挂*、*或悬挂*、 会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观。

　　2、会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

　　3、会前检查。提前检查音像、文件、会议材料、锦旗等齐全性。

　　4、就餐安排。提前统计就餐人数，进行预定。

　　九、会议接待

　　1、欢迎词

　　2、会场整理及布置

　　1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序。

　　2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净。

　　3）调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。

　　3、领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。

　　十、会后服务

　　会议结束，用车在会议结束前妥善安排。引导与会人员至就餐地点就餐，就餐后，由接待人员负责将领导嘉宾送回。 十一、附件：

　　商务洽谈活动 会议安排：

　　时间：3月22日下午15:00——17:30 地点： 内容： 主题： 主持人： 参会人员：

　　商务签约仪式

　　一、签约时间：

　　二、签约地点：

　　三、参会人员：

　　四、会议签约事宜：

　　1、主持人宣布签约仪式开始，介绍主要来宾和领导

　　2、总经理介绍签约项目情况 3、正式进行签约

　　4、签约仪式结束后，各参加人员举杯庆贺

　　5、摄影人员给参会人员集体拍照留影

　　6、各个公司总裁致辞

　　7、主持人宣布签约仪式结束，参会人员退场。